Politica de confidențialitateCum tratează OpenInvoice datele tale

Cine răspunde

Operatorul prelucrează, ca operator de date, contul tău, jurnalul de securitate și facturarea abonamentelor. Datele de business pe care le ții în OpenInvoice despre alte persoane (clienți, furnizori, angajați) aparțin firmei tale: firma ta este operatorul lor, iar operatorul OpenInvoice le prelucrează ca persoană împuternicită, în numele firmei și după instrucțiunile date prin aplicație (art. 28 GDPR).

Ce date prelucrăm

• Cont: numele, e-mailul, parola (păstrată doar ca hash bcrypt), modul în care te autentifici, limba, dacă e-mailul este confirmat și un contor al autentificărilor eșuate.
• Firme: denumirea, codul fiscal (CUI), datele din registrul public ANAF, adresa, conturile bancare, sigla, persoana de contact, setările fiscale și, dacă îl conectezi, tokenul de acces SPV (e-Factura).
• Clienți și furnizori: nume, coduri fiscale, adrese, e-mailuri, date bancare și termene de plată, așa cum le introduci sau le imporți.
• Facturi: emise și primite (cele primite vin din SPV), cu liniile, sumele, PDF-ul, XML-ul e-Factura și starea lor, plus numele și CNP-ul persoanei care a întocmit factura, dacă le completezi.
• Cheltuieli: sume, furnizori, categorii și documentele justificative pe care le încarci.
• Bancă: conturi, extrase importate și tranzacțiile lor (numele contrapartidelor, IBAN-uri, sume, descrieri).
• Angajați și salarii: nume, funcții, salarii brute, regim fiscal, număr de persoane în întreținere, normă de lucru, date de angajare și de plecare, note și dacă se aplică o excepție de la baza minimă de contribuții.
• Asociați și dividende: data și suma fiecărei distribuiri și, pentru fiecare asociat, numele, dacă este persoană fizică sau juridică, codul numeric personal (CNP) sau codul fiscal (CUI), cota, dividendul plătit și impozitul reținut. CNP-ul sau CUI-ul se păstrează criptat, iar pe ecran se văd doar ultimele patru caractere; numărul întreg iese din serviciu doar în datele anuale pe care proprietarul sau contabilul firmei tale le exportă pentru declarația D205, eveniment pe care jurnalul de securitate îl înregistrează. Doar proprietarul și contabilul firmei pot vedea ceva din acestea.
• E-mail: mesajele trimise de serviciu (destinatar, subiect, conținut, starea livrării), adresele cărora nu li se mai scrie (respingeri, reclamații de spam, dezabonări) și limba aleasă pentru fiecare destinatar.
• Jurnal de securitate: cine ce a făcut și când (autentificări, inclusiv cele eșuate, modificări, acțiuni de administrare), cu adresa IP și browserul sau aplicația folosită, plus contoare ale încercărilor recente de autentificare pe e-mail sau adresă IP.
• Dispozitive: pentru fiecare telefon conectat la aplicație, modelul și versiunea iOS, când s-a conectat și când a fost folosit ultima dată. Tokenurile sunt păstrate doar ca hash-uri.
• Facturare: planul firmei, câte facturi a emis în luna curentă și, când se oferă planuri plătite, identificatorii de client și de abonament Stripe.
• Programul de parteneri: un contabil care se înscrie ca partener oferă denumirea și CUI-ul firmei, un e-mail de contact și un cont bancar (IBAN), prelucrate pentru a derula programul: pentru a analiza cererea, a atribui firme, a face extrase și a le plăti. O firmă atribuită unui partener, prin linkul acestuia sau pentru că un contabil partener a intrat în echipa ei, este vizibilă partenerului doar prin denumire, plan și date, împreună cu comisioanele aferente. Partenerul nu îi vede niciodată facturile, clienții sau veniturile.

De ce și în ce temei

• Furnizarea serviciului pentru care te-ai înscris (contul, facturarea, e-Factura, cheltuielile, banca, salariile, dividendele, e-mailurile pe care ceri să le trimită): executarea unui contract, art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.
• Păstrarea evidențelor contabile cât cere legea: o obligație legală, art. 6 alin. (1) lit. c), potrivit Legii contabilității 82/1991, art. 25. Pentru evidențele firmei tale obligația este a firmei; operatorul le păstrează în numele ei.
• Protejarea conturilor și a datelor (jurnalul de securitate, limitele de autentificare, depistarea abuzurilor): interesul legitim al operatorului de a proteja serviciul și utilizatorii, art. 6 alin. (1) lit. f).
• Facturarea planurilor plătite: executarea unui contract, art. 6 alin. (1) lit. b), și obligațiile contabile proprii ale operatorului, art. 6 alin. (1) lit. c).

Nu există reclame, analytics sau urmărire, nicio creare de profiluri și nicio decizie automată cu efecte juridice, iar datele nu se vând niciodată.

Cine mai primește date

Doar serviciile pe care această instalare le folosește efectiv:

• Găzduire: serverele și baza de date care rulează OpenInvoice, administrate de operator sau de furnizorul său de găzduire.
• ANAF (SPV, e-Factura), doar pentru firmele care conectează SPV: facturile pe care le trimiți prin e-Factura și facturile pe care ANAF le are pentru firma ta, pe care aplicația le descarcă. ANAF le primește ca autoritate publică, potrivit legii, nu în numele nostru. Conectarea cere certificatul tău calificat, care rămâne în browser.
• Registrul public ANAF și data.gov.ro: codurile fiscale ale firmelor sunt căutate pentru a completa datele firmelor. Se trimit doar coduri fiscale.
• Banca Națională a României (curs.bnr.ro): se descarcă zilnic cursurile de schimb. Nu se trimit date personale.
• E-mail: nu este configurat niciun serviciu de livrare, deci niciun e-mail nu pleacă din serviciu.
• Google, dacă alegi să te autentifici cu el: Google confirmă cine ești și transmite numele și e-mailul tău, potrivit propriei politici de confidențialitate.
• Autentificarea unică Synology, dacă alegi să te autentifici cu ea: serverul de autentificare confirmă cine ești și transmite numele și e-mailul tău.
• Apple: aplicația iOS folosește doar framework-urile Apple, fără SDK-uri de la terți; Apple se ocupă de App Store, TestFlight și de rapoartele de erori pe care alegi să le trimiți.
• Autorități, doar când legea o cere.

Transferuri în afara UE

Unii dintre furnizorii de mai sus fac parte din grupuri cu sediul în afara Spațiului Economic European (Stripe, Resend, Amazon Web Services și Google au sediul în SUA). Când prelucrează date în afara SEE, o fac doar cu o garanție potrivit capitolului V din GDPR: o decizie de adecvare a Comisiei Europene (cum este Cadrul UE–SUA privind protecția datelor, pentru firmele certificate) sau clauzele contractuale standard din condițiile de prelucrare a datelor ale furnizorului. Scrie-ne pentru detalii.

Cât timp le păstrăm

• Contul tău cât timp există. Când îl ștergi, numele, e-mailul și parola se șterg imediat, iar contul se închide definitiv.
• Evidențele contabile (facturi emise și primite, cheltuieli, extrase bancare, salarii, dividende și impozitul reținut pe ele, declarații de TVA finalizate sau depuse) timp de 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar căruia îi aparțin (Legea 82/1991, art. 25), și după ce îți ștergi contul: până atunci rămân arhivate și închise, desprinse de contul tău. Numele tău rămâne doar acolo unde este tipărit pe o factură (persoana de contact a firmei și, dacă le-ai completat, numele și CNP-ul întocmitorului). Asociații unei distribuiri rămân împreună cu ea, CNP-ul sau CUI-ul lor tot criptat; dacă ștergi o distribuire fără nicio plată, acei identificatori se șterg pe loc.
• Ciornele și firmele fără evidențe contabile, cu clienții lor: se șterg când îți ștergi contul.
• Jurnalul de securitate 24 de luni, apoi se șterge automat.
• Sesiunile din aplicație: un token de acces este valabil 15 minute; un telefon nefolosit 30 de zile este deconectat, iar orice telefon după 180 de zile. Evidențele sesiunilor încheiate se șterg după 30 de zile, iar toate când îți ștergi contul.
• Sesiunea web: până te deconectezi sau după 30 de zile fără utilizare.
• E-mailurile trimise de o firmă rămân cu evidențele ei; e-mailurile de cont (confirmarea adresei, resetarea parolei) se șterg odată cu contul. Adresele cărora nu li se mai scrie se păstrează cât este nevoie pentru a respecta asta.
• După ștergerea unui cont, un hash cu cheie al adresei de e-mail (nu adresa) se păstrează 31 de zile, ca un browser încă autentificat în vechiul cont să nu poată deschide unul nou.

Drepturile tale

Potrivit GDPR poți cere acces la datele tale (art. 15), rectificarea (art. 16), ștergerea (art. 17) sau restricționarea lor (art. 18), primirea lor într-un format portabil (art. 20) și te poți opune prelucrării bazate pe interesul legitim (art. 21).

Îți poți corecta datele în aplicație și îți poți șterge singur contul: pe web în Setări → Cont, în aplicația iOS în Mai mult → Cont.

Pentru orice altceva, scrie la contactul de mai sus. Răspundem în cel mult o lună (art. 12 alin. (3)).

Pentru datele pe care firma ta le ține despre alte persoane (clienții, angajații sau asociații ei), cererile se adresează firmei tale; o ajutăm să le răspundă.

Poți depune și o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ANSPDCP (www.dataprotection.ro).

Cookie-uri și stocare locală

OpenInvoice setează doar ce îi trebuie ca să funcționeze, ca să-ți rețină alegerile și, dacă urmezi linkul unui contabil partener, ca să i se atribuie acestuia firma. Nu există cookie-uri de analytics, de reclame sau de la terți.

• authjs.session-token: te menține autentificat (criptat; expiră când te deconectezi sau după 30 de zile fără utilizare).
• authjs.csrf-token și authjs.callback-url: protejează formularele de autentificare și rețin unde mergi după autentificare (până închizi browserul).
• authjs.pkce.code_verifier și authjs.state: protejează o autentificare unică cât timp are loc (15 minute).
• OI_LOCALE: limba ta (1 an).
• oi_sidebar: dacă meniul lateral este restrâns (1 an).
• oi_anaf_return: pagina la care revii după conectarea SPV (15 minute).
• oi_ref: se setează doar când urmezi linkul de recomandare al unui partener (se păstrează primul urmat), ca să fie creditat contabilul partener al cărui link l-ai urmat, dacă apoi creezi o firmă. Când creezi o firmă ți se arată cine te-a recomandat și poți refuza înainte să se atribuie ceva. Conține doar codul public al partenerului, fără date personale, este propriu (first-party) și HttpOnly, durează cât fereastra de atribuire a programului (implicit 30 de zile) și se șterge după ce a fost folosit sau când refuzi.

Pe HTTPS, cookie-urile de autentificare au prefixul __Secure- sau __Host-.

Stocarea locală a browserului păstrează tema aleasă, firma selectată și, în timpul configurării, codul fiscal al firmei pe care o adaugi. Nimic din acestea nu pleacă de pe dispozitivul tău.

Securitate

Conexiunile folosesc HTTPS. Parolele sunt păstrate doar ca hash-uri bcrypt, iar tokenurile aplicației doar ca hash-uri; pe telefon, tokenurile rămân în Keychain-ul iOS. CNP-ul și CUI-ul asociaților se păstrează criptat, cu o cheie pe care o are doar serverul. Accesul la datele fiecărei firme este verificat la fiecare cerere, administratorii nu pot acționa în numele altui utilizator, iar fiecare modificare este înregistrată în jurnalul de securitate.

Copii

OpenInvoice este un instrument pentru firme și pentru oamenii care le conduc. Nu este destinat copiilor.

Modificări ale politicii

Actualizăm această pagină de fiecare dată când se schimbă ce face serviciul cu datele. Data din partea de sus arată când s-a schimbat ultima dată.