Termeni de utilizareCondițiile în care folosești OpenInvoice

Cine oferă serviciul

OpenInvoice este oferit de furnizorul de mai sus firmelor și persoanelor care le conduc. Este un produs independent și nu este afiliat ANAF.

Ce este serviciul

OpenInvoice ajută o firmă cu actele ei:

• Facturare: facturi, note de credit și proforme, cu PDF-ul și XML-ul lor e-Factura și, pentru firma care își conectează accesul SPV, trimiterea lor la ANAF și descărcarea facturilor pe care ANAF le are pentru ea.
• Ajutor la evidența contabilă: cheltuieli și chitanțe, extrase bancare și reconcilierea lor, calcule de salarii, dividende și impozitul reținut pe ele, stocuri, un jurnal și o carte mare întocmite din aceste documente.
• Fișiere pentru depunere: decontul de TVA (D300), D394, D390 și SAF-T (D406), ca fișiere XML. Serviciul nu le depune: ANAF nu oferă aplicațiilor această posibilitate, deci firma descarcă fiecare fișier și îl depune singură.
• Un instrument, nu o consultanță: serviciul nu este consultanță contabilă, fiscală sau juridică și nu înlocuiește un contabil. Cifrele lui urmează reguli implementate de furnizor și pot fi incomplete sau greșite. Verifică-le cu contabilul tău înainte să depui, să plătești sau să te bazezi pe ele.
• Date publice: datele firmelor vin din registrul public ANAF, iar cursurile de schimb de la Banca Națională a României. Serviciul le folosește așa cum sunt publicate.

Furnizorul poate adăuga, modifica sau elimina funcții.

Conturi

• Înregistrarea: cu o adresă de e-mail și o parolă (confirmată printr-un link trimis la acea adresă) sau cu un furnizor de autentificare unică oferit de pagina de autentificare. Dă date corecte.
• Păstrarea în siguranță: nu da altora parola și dispozitivele tale. Ești responsabil pentru ce se face cu contul tău. Autentificările eșuate repetate blochează autentificarea pentru un timp. Anunță imediat furnizorul dacă crezi că altcineva are acces.
• Firma ta: adaugi firmele pentru care acționezi și, făcând asta, confirmi că poți acționa pentru fiecare și că poți introduce datele ei, inclusiv datele despre clienții, furnizorii, angajații și asociații ei. O firmă aparține contului care a creat-o.
• Folosire corectă: nu folosi serviciul în mod ilegal, nu încerca să ajungi la datele altui cont, nu supraîncărca și nu testa serviciul și nu ocoli limitele lui.
• Restricționare: furnizorul poate restricționa un cont, care nu mai poate folosi serviciul, pentru a proteja serviciul sau utilizatorii lui, când acești termeni sunt încălcați sau când legea o cere.
• Închidere: îți poți șterge contul oricând: pe web în Setări → Cont, în aplicația iOS în Mai mult → Cont. Vezi Păstrarea datelor și ștergerea contului.

Planuri și plată

• Planuri: fiecare firmă începe pe planul Gratuit. Planurile plătite, acolo unde sunt oferite, măresc numărul lunar de facturi pe care firma le poate emite. Pagina Plan și facturare din Companie arată fiecare plan, limita lui și prețul.
• Limita lunară: facturile emise de o firmă se numără pe lună calendaristică, iar pagina respectivă spune ce documente se numără. Peste limită, după plan, serviciul nu mai emite facturi până luna viitoare sau facturează fiecare factură în plus ca utilizare. Un plan fără limită nu numără.
• Plata: planurile plătite nu sunt oferite acum în acest serviciu, deci fiecare firmă este pe planul Gratuit.

Datele firmei tale (prelucrarea datelor)

Această secțiune este acordul dintre firma ta și furnizor pe care îl cere art. 28 GDPR. Firma ta îl acceptă prin persoana care îi creează contul și acceptă acești termeni.

• Roluri: pentru datele de business pe care firma ta le ține în serviciu (clienții, furnizorii, angajații și asociații ei, facturile, cheltuielile, datele bancare, salariile și dividendele), firma ta este operatorul, iar furnizorul este persoana ei împuternicită. Pentru datele contului tău, jurnalul de securitate și facturare, furnizorul este operator: vezi politica de confidențialitate.
• Ce se prelucrează: datele pe care firma ta le introduce sau le importă, despre persoanele și firmele cu care lucrează, pentru a-i oferi serviciul: stocarea și afișarea lor, calcule pe baza lor, întocmirea de documente și fișiere, trimiterea la ANAF când firma ta cere, și trimiterea de e-mailuri așa cum configurează firma ta (memento-uri de plată, notificări e-Factura). Nimic altceva, cât timp firma ta folosește serviciul și pe durata păstrării descrise mai jos.
• Instrucțiuni: furnizorul prelucrează aceste date numai pe baza instrucțiunilor documentate ale firmei tale, adică acești termeni și ce fac utilizatorii firmei tale în serviciu. Îi spune firmei tale dacă socotește că o instrucțiune încalcă legea protecției datelor.
• Confidențialitate: furnizorul se asigură că oricine este autorizat de el să acceseze datele are obligația de a le păstra confidențiale.
• Securitate: furnizorul aplică măsurile din secțiunea Securitate a politicii de confidențialitate (conexiune criptată, parole și tokenuri păstrate doar ca hash-uri, verificarea accesului la datele fiecărei firme la fiecare cerere și un jurnal al modificărilor).
• Alte persoane împuternicite: firma ta autorizează furnizorul să folosească furnizorii pe care politica de confidențialitate îi listează la Cine mai primește date, numai pe cei pe care acest serviciu îi folosește efectiv, în baza propriilor lor condiții de protecție a datelor. Furnizorul actualizează lista când adaugă sau înlocuiește unul. O firmă care se opune poate înceta să folosească serviciul și își poate șterge contul. ANAF primește facturile ca autoritate publică, la cererea firmei tale, nu ca persoană împuternicită a furnizorului.
• Cereri ale persoanelor: când cineva cere firmei tale informații despre datele lui (acces, rectificare, ștergere…), furnizorul ajută firma ta să răspundă, cu ce oferă serviciul și cu sprijin rezonabil la cerere.
• Încălcări: furnizorul anunță firma ta fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care îi afectează datele (art. 33 alin. (2) GDPR).
• La încetare: o firmă fără evidențe contabile este ștearsă când contul ei este șters: clienții, ciornele și jurnalul ei de e-mailuri se șterg, iar ce rămâne din ea nu mai conține date personale. O firmă cu evidențe contabile este arhivată: acele evidențe, precum și clienții (fără adresele lor de e-mail de contact), produsele și setările păstrate odată cu ele, rămân numai în citire până la încheierea păstrării (vezi Păstrarea datelor și ștergerea contului), în timp ce ciornele ei se șterg, conexiunea ei ANAF se întrerupe, iar automatizările se opresc. Aceasta este instrucțiunea firmei tale privind păstrarea sau returnarea evidențelor ei după plecarea proprietarului (art. 28 alin. (3) lit. g)). Firma ta poate cere la contactul de mai sus o copie a evidențelor păstrate sau poate da altă instrucțiune în scris. La încheierea păstrării, furnizorul decide dacă șterge evidențele și le păstrează mai departe doar dacă legea, o inspecție sau o pretenție juridică o impune (art. 17 alin. (3) GDPR).
• Dovada conformității: furnizorul pune la dispoziție informațiile necesare pentru a arăta că respectă această secțiune și permite audituri, inclusiv inspecții, efectuate de firma ta sau de un auditor mandatat de ea, cu un preaviz rezonabil (art. 28 alin. (3) lit. h)).

Păstrarea datelor și ștergerea contului

• Ștergerea: îți poți șterge contul oricând (web: Setări → Cont → Șterge contul; aplicația iOS: Mai mult → Cont → Șterge contul). Numele, e-mailul și parola se șterg imediat, contul se închide definitiv, iar fiecare aplicație autentificată este deconectată.
• Firmele fără evidențe contabile sunt șterse: clienții, ciornele și jurnalul lor de e-mailuri se șterg.
• Firmele cu evidențe contabile (facturi emise sau primite, cheltuieli, date bancare, salarii, dividende, înregistrări în jurnal, declarații de TVA finalizate sau depuse, rapoarte SAF-T) sunt arhivate: numai în citire, închise pentru toți, desprinse de contul tău și păstrate pe durata pe care legea o stabilește pentru evidențele contabile (Legea contabilității 82/1991, art. 25), așa cum explică politica de confidențialitate. Pentru ele nu se trimite și nu se sincronizează nimic. O firmă care are nevoie de o copie scrie la contactul de mai sus.
• Alte date: jurnalul de securitate se păstrează 24 de luni. Facturile deja trimise la ANAF rămân în sistemele ANAF. Ce se păstrează și cât timp este explicat în politica de confidențialitate.

Disponibilitate și răspundere

• Disponibilitate: serviciul este oferit așa cum este disponibil. Furnizorul se străduiește să îl mențină în funcțiune, dar nu promite că va funcționa neîntrerupt sau fără erori. Depinde de servicii pe care furnizorul nu le controlează (SPV și e-Factura ANAF, Banca Națională a României, trimiterea e-mailurilor, găzduirea) și nu răspunde pentru disponibilitatea lor.
• Responsabilitatea ta: firma ta răspunde pentru datele pe care le introduce, pentru facturile pe care le emite, pentru respectarea termenelor și pentru depunerea declarațiilor ei. Verifică ce produce serviciul înainte să trimiți sau să depui.
• Răspundere: în măsura permisă de lege, furnizorul răspunde doar pentru prejudiciul direct, nu pentru profitul nerealizat sau pentru pierderile indirecte și nici pentru penalități sau dobânzi puse în sarcina firmei tale din cauza datelor, a termenelor sau a depunerilor ei. Nicio prevedere a acestor termeni nu limitează o răspundere pe care legea nu permite să fie limitată, de pildă pentru prejudiciul cauzat intenționat sau din culpă gravă (Codul civil, art. 1355).

Modificări ale termenilor

Actualizăm această pagină când se schimbă termenii, iar data din partea de sus arată când. Dacă folosești serviciul în continuare după o modificare, accepți noii termeni; dacă nu ești de acord, șterge-ți contul.

Legea aplicabilă și litigii

Acești termeni sunt guvernați de legea română. Părțile încearcă mai întâi să rezolve amiabil un litigiu; în caz contrar, acesta se judecă la instanțele române competente pentru sediul social al furnizorului, dacă legea nu stabilește imperativ altă instanță. În materie de protecția datelor poți depune și o plângere la ANSPDCP (www.dataprotection.ro).